Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Förderungsgesellschaft für Bildung und Kultur am Rhein e.V. (Betreiberin der Xiangyang Akademie)

Gerkerath 171, 41179 Mönchengladbach, Deutschland. Vertreten durch: Xiaohong Jin (Vorstandsvorsitzende).

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@xiangyang.eu. Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an diese Adresse.

2. Zugriffsdaten und Server-Logs

Beim Besuch dieser Website werden automatisch technische Zugriffsdaten protokolliert (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seiten, Browsertyp), ausschließlich zur Gewährleistung von Sicherheit und stabilem Betrieb sowie zur Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Verfügbarkeit).

Speicherdauer: Zugriffs-Logs werden nach maximal 7–14 Tagen automatisch gelöscht (Logrotate). Diese Website verwendet keine Analyse-Tools, kein Werbe-Tracking und keine Cookies von Dritten; alle Seitenressourcen (Schriften, statische Kartenbilder usw.) werden selbst gehostet und lösen keine Anfragen an Dritte aus.

Es wird lediglich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie nach dem Login gesetzt (HttpOnly), nicht zu Tracking-Zwecken; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

3. Anmeldung neuer Schüler

Die über das Anmeldeformular übermittelten Angaben (chinesischer Name und Name laut Pass des Kindes, Geburtsjahr und -monat, Klassenstufe der deutschen Schule, gewünschter Kurs, Chinesischkenntnisse einschließlich des geschätzten Mandarin-Anteils zu Hause, Name, Telefon, E-Mail, WeChat-ID und Anschrift der Erziehungsberechtigten, Angaben zu Geschwistern an unserer Schule und zu jüngeren Geschwistern sowie eine freiwillige Nachricht) verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung der Aufnahmeanfrage, zur Kontaktaufnahme sowie zur Organisation von Probestunden und Klasseneinteilung. Die Angaben zu Klassenstufe, Mandarin-Anteil und Geschwistern dienen der Klasseneinteilung bzw. der Zusammenführung von Familienkonten; die Angaben zu Geschwistern sind freiwillig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Das Ankreuzen von „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen“ ist eine Kenntnisnahme, keine Einwilligung – die Bearbeitung der Aufnahmeanfrage beruht nicht auf einer widerruflichen Einwilligung.

Speicherdauer: Abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Anmeldungen werden 6 Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht; bei Aufnahme werden die Daten in die Schülerakte überführt (siehe Ziffer 4).

3a. Abwesenheitsmeldungen (Beurlaubung)

Erziehungsberechtigte können über das Elternkonto eine Abwesenheit für einen künftigen Unterrichtstag melden. Verarbeitet werden: Kind, Datum, eine kurze Begründung sowie Zeitpunkt und Ergebnis der Bearbeitung durch die Lehrkraft einschließlich eines optionalen internen Vermerks.

Bitte geben Sie in der Begründung KEINE Gesundheitsdaten an (keine Diagnosen, Krankheitsbilder oder Behandlungsdetails). Für die Bearbeitung genügt eine allgemeine Angabe; Angaben besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht benötigt und sollen nicht übermittelt werden.

Zugriff: die für das Kind zuständige Lehrkraft bzw. eine für den betreffenden Tag eingeteilte Vertretung sowie Schulleitung und Fachbereichsleitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bildungsverhältnisses).

Speicherdauer: Abwesenheitsmeldungen werden zusammen mit den Anwesenheitsdaten des jeweiligen Schuljahres aufbewahrt und mit der Schülerakte gelöscht bzw. anonymisiert (siehe Ziffer 4).

3b. Kursgebühren

Zur Verwaltung der Kursgebühren verarbeiten wir je Kind und Schuljahr: Betrag, Zahlungsstatus (bezahlt / offen / erlassen), Fälligkeitsdatum, einen optionalen Vermerk sowie Zeitpunkt und Benutzerkonto der letzten Änderung.

Zugriff ist auf die Schulleitung und ausdrücklich dafür freigeschaltete Konten (Kassenführung) beschränkt; Lehrkräfte ohne diese Freischaltung haben keinen Zugriff. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bildungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuerliche Aufbewahrungspflichten.

Speicherdauer: Buchhaltungsrelevante Unterlagen werden gemäß § 147 AO 8–10 Jahre aufbewahrt; im Übrigen gelten die Fristen aus Ziffer 4.

3c. Sprachaufnahmen als Hausaufgabe

Für Vorlese- und Rezitationsaufgaben können Erziehungsberechtigte über das Elternkonto eine Sprachaufnahme des Kindes hochladen. Die Stimme des Kindes ist ein personenbezogenes Datum; die Aufnahme wird unverändert gespeichert.

Da Audiodateien serverseitig nicht neu kodiert werden, können in der Datei enthaltene technische Metadaten (z. B. Aufnahmegerät oder Zeitstempel) erhalten bleiben. Bei einer im Browser erstellten Aufnahme entstehen solche Angaben in der Regel nicht; bei einer über die Dateiauswahl hochgeladenen Datei können sie vorhanden sein. Ein Hinweis darauf steht auch im Formular.

Wir verwenden Sprachaufnahmen ausschließlich zur Bewertung und Rückmeldung der jeweiligen Hausaufgabe. Es findet KEINE Stimm- bzw. Sprechererkennung und keine Verarbeitung biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung statt.

Zugriff: die Erziehungsberechtigten des Kindes, die für die Klasse zuständige Lehrkraft sowie Schulleitung und Fachbereichsleitung. Die Dateien liegen außerhalb des Web-Wurzelverzeichnisses und sind nur nach Anmeldung und Berechtigungsprüfung abrufbar; die Dateinamen enthalten keine personenbezogenen Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bildungsverhältnisses). Die Freigabe des Mikrofons durch den Browser ist eine technische Berechtigung des Geräts und keine datenschutzrechtliche Einwilligung.

Speicherdauer: wie die übrigen Hausaufgabendateien (siehe Ziffer 4); Löschung bzw. Anonymisierung mit der Schülerakte.

4. Schüler- und Familienstammdaten, Benutzerkonten

Nach der Aufnahme verarbeiten wir zur Erbringung der Bildungsleistung die Schülerakte (Name, Pinyin, Geburtsjahr, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, Adresse, Chinesischniveau, Notizen, Status) sowie Familien- und Mitarbeiterkonten (Benutzername, Passwort als nicht umkehrbarer argon2id-Hash, Anmeldesitzungen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Bildungsvertrags) sowie lit. f (berechtigtes Interesse an Kontosicherheit und Missbrauchsschutz).

Zugriffsrechte sind rollenbasiert abgestuft: Lehrkräfte können nur auf Daten ihrer eigenen Klasse zugreifen, Familienkonten nur auf die Daten der eigenen Kinder. Sensible Vorgänge (Klasseneinteilung, Löschung, Export, Passwort-Zurücksetzung) werden protokolliert (12 Monate Aufbewahrung).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheit, Religion, ethnische Herkunft) werden nicht erhoben; das Notizfeld weist Lehrkräfte ausdrücklich darauf hin, solche Angaben nicht zu erfassen.

Speicherdauer: während des Bildungsverhältnisses; nach dem Ausscheiden gemäß Löschkonzept des Vereins – Löschung bzw. Anonymisierung zum Ende des auf das Ausscheiden folgenden vollständigen Schuljahres.

5. Anwesenheitserfassung

Lehrkräfte erfassen in jeder Unterrichtseinheit den Anwesenheitsstatus der Schüler (anwesend / verspätet / entschuldigt / abwesend) zur Unterrichtsverwaltung und Elternkommunikation; Anwesenheitsberichte können für den internen Gebrauch exportiert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der Bildungsleistung) sowie lit. f (berechtigtes Interesse an der Unterrichtsorganisation). Die Daten werden ausschließlich intern verwendet und nicht an Dritte übermittelt.

6. Hausaufgaben und Foto-Upload

Erziehungsberechtigte können über das System Fotos der erledigten Hausaufgaben ihres Kindes hochladen, damit die Lehrkraft sie korrigieren und Rückmeldung geben kann. Hochgeladene Bilder werden serverseitig neu kodiert; sämtliche Metadaten (einschließlich EXIF-Standortdaten) werden dabei entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der Bildungsleistung).

Sicherheitsmaßnahmen: Hausaufgabenfotos werden außerhalb des öffentlichen Web-Verzeichnisses in einem geschützten Bereich gespeichert und nur nach Authentifizierung und Zugehörigkeitsprüfung ausgeliefert; Zugriff haben nur die Lehrkraft der jeweiligen Klasse und das zugehörige Familienkonto. Speicherdauer entsprechend der Schülerakte (Ziffer 4).

7. Fotoeinwilligung und Veröffentlichung

Ob Bildaufnahmen des Kindes auf der Website oder in Druckmaterialien verwendet werden dürfen, ist eine eigenständige, optionale Auswahl im Anmeldeformular sowie in der weiteren Verwaltung; das Nichtankreuzen hat keinen Einfluss auf Anmeldung oder Schulbesuch (Art. 7 Abs. 4 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie § 22/§ 23 KunstUrhG. Bei Kindern ab etwa 14 Jahren ist zusätzlich die Einwilligung des Kindes selbst erforderlich.

Widerrufsrecht: Sie können die Einwilligung zur Fotonutzung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Nach dem Widerruf stellen wir die Nutzung ein und entfernen die betreffenden Aufnahmen aus den von uns kontrollierbaren öffentlichen Materialien. Widerruf bitte an info@xiangyang.eu.

8. Bibliotheksverwaltung

Zur Verwaltung der Ausleihe der ca. 80 chinesischen Bücher der Schulbibliothek erfassen wir Ausleihdaten (Titel, Ausleih-/Rückgabe-/Fälligkeitsdatum, verantwortliche Lehrkraft, Rückgabestatus). Die Bestätigung der Ausleihregeln ist eine Bestätigung von Nutzungsregeln für Sachen, keine Einwilligung im Sinne der DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsverhältnis über die Ausleihe von Bestandsgut). Familienkonten sehen nur die aktuellen Ausleihen des eigenen Kindes; die Ausleihhistorie ist ein personenbezogenes Datum des Kindes.

Speicherdauer: Abgeschlossene (zurückgegebene/als verloren gemeldete) Ausleihvorgänge werden 12 Monate nach Abschluss gelöscht; die Jahres-Lesezusammenfassung wird vor der Löschung fixiert und dient dem Lesezertifikat.

9. Nachrichten und Öffentlichkeitsarbeit

Die auf der Website veröffentlichten Nachrichten und Mitteilungen werden von der Schule redaktionell erstellt. Soweit dabei identifizierbare Personen betroffen sind (Mitarbeitende, im Rahmen der Einwilligung Bildaufnahmen von Schülern), erfolgt die Verarbeitung auf der jeweiligen Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f; Bildaufnahmen siehe Ziffer 7).

Nachrichteninhalte werden sicher bereinigt gerendert; die Website verfügt über eine Content-Security-Policy zum Schutz vor Skript-Injektion.

10. E-Mail-Benachrichtigungen

Bei Eingang einer neuen Anmeldung versendet das System eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einer Zusammenfassung an die Schulleitung. Der Versand erfolgt über das E-Mail-Konto des Vereins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO. Erfolgt der Versand über einen externen E-Mail-Dienstleister, besteht mit diesem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

11. Empfänger und Hosting

Alle Daten werden auf einem vom Verein selbst betriebenen Server gespeichert (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen). Außer den intern zuständigen Mitarbeitenden des Vereins werden die Daten grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt und nicht in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR übertragen.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist: Zugriffs-Logs 7–14 Tage; abgelehnte/nicht weiterverfolgte Anmeldungen 6 Monate; Protokolle sensibler Vorgänge 12 Monate; abgeschlossene Ausleihvorgänge 12 Monate; Backups 30 Tage; Schülerakten nach Ende des Bildungsverhältnisses innerhalb einer angemessenen Frist (zum Ende des folgenden Schuljahres) Löschung oder Anonymisierung. Buchhaltungsrelevante Unterlagen (soweit verwendet) werden gemäß § 147 AO 8–10 Jahre aufbewahrt.

13. Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf Ihre eigenen personenbezogenen Daten und die Ihres Kindes folgende Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21); bei auf Einwilligung beruhender Verarbeitung das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@xiangyang.eu. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

14. Beschwerderecht

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des Bundeslandes Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder des Sitzes des Vereins. Der Sitz Mönchengladbach liegt in Nordrhein-Westfalen; zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Anmeldung und Schulbesuch erforderlichen Kerndaten (z. B. Basisangaben zu Kind und Erziehungsberechtigten) sind für die Begründung und Durchführung des Bildungsverhältnisses erforderlich; ohne diese Angaben können die Anmeldung nicht bearbeitet und die entsprechenden Leistungen nicht erbracht werden. Optionale Angaben wie die Fotonutzung sind vollständig freiwillig und haben keinen Einfluss auf den Schulbesuch.